Question 1

Warum heißt die Leistung ImmoAssistenz, während Vertrag und Rechnung über FemSolutions LLC laufen?

Accepted Answer

ImmoAssistenz ist unser spezialisierter Auftritt für die operative Betreuung vermieteter Immobilienbestände.

Vertragspartner und Rechnungsaussteller ist die FemSolutions LLC. Leistungen, Ansprechpartnerinnen und Abläufe bleiben dieselben. FemSolutions LLC bildet den rechtlichen Unternehmensrahmen, ImmoAssistenz bezeichnet unseren spezialisierten Immobilienbereich und den Auftritt gegenüber unseren Kunden.

Question 2

Ist ImmoAssistenz eine Hausverwaltung?

Accepted Answer

Nein. ImmoAssistenz ist keine klassische Hausverwaltung.

Wir übernehmen hausverwaltungsnahe, operative Tätigkeiten rund um Mietverhältnisse, Kommunikation, Bestandsorganisation, Mieterwechsel, Forderungen, Schadensfälle und laufende Abläufe im individuell vereinbarten Leistungsrahmen.

Entscheidungen sowie die wirtschaftliche und rechtliche Verantwortung für den Bestand verbleiben beim Eigentümer.

Question 3

Für wen ist ImmoAssistenz geeignet?

Accepted Answer

ImmoAssistenz arbeitet für Eigentümer und Bestandshalter, die Unterstützung bei der laufenden Betreuung ihrer vermieteten Immobilien benötigen.

Dazu gehören insbesondere:

private Vermieter mit einzelnen oder wenigen vermieteten Einheiten

kleinere und mittlere Wohnungsbestände

vermietete Eigentumswohnungen innerhalb von WEG-Strukturen

WGs, Co-Living und studentisches Wohnen

Bestände mit häufigeren Mieterwechseln

Bestände mit erhöhtem Kommunikations- oder Organisationsbedarf

Eigentümer, die ihre Bestandsarbeit strukturieren oder stabilisieren möchten

Die Zusammenarbeit kann dauerhaft oder projektbezogen erfolgen.

Question 4

Welche Aufgaben übernimmt ImmoAssistenz?

Accepted Answer

Der konkrete Leistungsumfang wird individuell vereinbart. Typische Aufgabenbereiche sind:

Mietverhältnisse & laufende Betreuung
• Mieterkommunikation
• Bearbeitung laufender Anliegen
• Pflege und Strukturierung von Miet- und Bestandsdaten
• Unterlagen und laufende Bestandsorganisation

Mieterwechsel & Neuvermietung
• Vorbereitung von Inseraten
• Interessentenkommunikation und Vorauswahl
• Koordination von Besichtigungen
• Unterstützung bei Ein- und Auszügen
• Organisation des Mieterwechsels

Schäden & Dienstleister
• Aufnahme und Strukturierung von Schadensmeldungen
• Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern
• Termin- und Maßnahmenkoordination
• Nachverfolgung offener Vorgänge

Forderungen & Bestandsordnung
• Mietzahlungskontrolle
• Nachverfolgung offener Beträge
• Ablage und Zuordnung von Unterlagen
• strukturierte Bearbeitung offener Aufgaben

Bestandsaufbau & Aufarbeitung
• Aufbau klarer digitaler Strukturen
• Aufarbeitung bestehender Bestände
• Einrichtung und Strukturierung in immocloud und BestandsCockpit
• projektbezogene Sonderaufgaben

Der konkrete Umfang richtet sich nach Bestand, Ausgangslage und vereinbartem Aufgabenrahmen.

Question 5

Was ist der fachliche Schwerpunkt von ImmoAssistenz?

Accepted Answer

Unser Schwerpunkt liegt in der laufenden Betreuung vermieteter Bestände.

Dazu gehören insbesondere:

• Mieterkommunikation und laufende Anliegen
• Neuvermietung und Mieterwechsel
• Bearbeitung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Schadensmeldungen und Koordination mit Dienstleistern
• Forderungen, Mietzahlungen und organisatorische Bestandsarbeit
• Aufarbeitung und Strukturierung bestehender Bestände

Wir konzentrieren uns bewusst auf die operative Arbeit im laufenden Bestand.

Themen wie Ankaufsprüfung oder Verkaufsvorbereitung gehören nicht zu unserem beworbenen Schwerpunkt.

Question 6

Wie startet die Zusammenarbeit?

Accepted Answer

Der Ablauf ist klar strukturiert:

1. Analyse & Start – Der aktuelle Stand der Verwaltung wird gemeinsam gesichtet.

2. Struktur & Umsetzung – Abläufe werden geordnet, operative Aufgaben übernommen.

3. Laufende Unterstützung – Im Hintergrund laufen die Prozesse stabil weiter.

Der Einstieg beginnt in der Regel mit einem unverbindlichen Erstgespräch.

Question 7

Mit welchen Systemen arbeitet ImmoAssistenz?

Accepted Answer

Für die eigentliche Bestandsarbeit arbeiten wir mit Kunden, die immocloud einsetzen. Zusätzlich nutzen wir unser eigenes BestandsCockpit dort, wo es die operative Zusammenarbeit, die Bearbeitung laufender Vorgänge und den Überblick im Bestand sinnvoll unterstützt.

Bei der übrigen Zusammenarbeit richten wir uns nach der vorhandenen Arbeitsumgebung des Kunden. Ob beispielsweise OneDrive, Google Drive, Trello oder andere gängige Systeme bereits genutzt werden, ist für uns grundsätzlich kein Problem. Wir arbeiten in vorhandenen Strukturen weiter, soweit sie für die Zusammenarbeit geeignet sind.

So vermeiden wir unnötige parallele Ablagen und zusätzliche Systeme, die im Alltag keinen Mehrwert bringen.

Question 8

Wie ist ImmoAssistenz erreichbar?

Accepted Answer

Für den Erstkontakt erreichen Sie uns per Telefon, WhatsApp, E-Mail oder über das Anfrageformular auf unserer Kontaktseite.

Für die laufende Zusammenarbeit werden die Kommunikationswege passend zum Bestand und zum vereinbartem Leistungsumfang festgelegt.

Question 9

Wie erfolgt die Abrechnung und was ist mit der Umsatzsteuer?

Accepted Answer

Unsere Angebote und Rechnungen werden in Euro erstellt.

Je nach Auftrag erfolgt die Abrechnung pauschal, projektbezogen oder nach tatsächlichem Zeitaufwand zu einem vorab vereinbarten Stundensatz.

Die Rechnungszahlung erfolgt in der Regel per SEPA-Überweisung. In Einzelfällen können auch andere Zahlungsarten vereinbart werden, beispielsweise Lastschrift oder die Abwicklung über einen Zahlungsdienstleister.

Bei B2B-Kunden mit entsprechender Umsatzsteuer-Registrierung erfolgt die Abrechnung grundsätzlich netto im Reverse-Charge-Verfahren; die Umsatzsteuer wird vom Leistungsempfänger behandelt.

Bei Privatkunden in Deutschland wird die gesetzliche deutsche Umsatzsteuer berechnet.

Für Sie bedeutet das vor allem: Sie erhalten eine ordnungsgemäße Rechnung in Euro mit der für Ihren Auftrag zutreffenden steuerlichen Behandlung. Welche Regelung konkret gilt, wird vor der Abrechnung berücksichtigt und auf der Rechnung entsprechend ausgewiesen.

Question 10

Was bleibt beim Eigentümer?

Accepted Answer

Alle Entscheidungen, die rechtliche Verantwortung sowie sämtliche Themen rund um Buchhaltung, Steuer und klassische Verwaltungsaufgaben.

ImmoAssistenz arbeitet im operativen Hintergrund. Der Eigentümer behält den Überblick, trifft die Entscheidungen und bleibt Inhaber des Bestands.

Question 11

Gibt es feste Vertragslaufzeiten?

Accepted Answer

Nein. Es gibt keine verpflichtenden Mindestlaufzeiten.

Die vertragliche Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Monatsende. In der Praxis wird eine Beendigung der Zusammenarbeit unkompliziert und einvernehmlich geregelt.

Bei Stundenkontingenten oder Einzelaufträgen besteht keine laufende Bindung.

Question 12

Weitere Bereiche von FemSolutions

Accepted Answer

Neben ImmoAssistenz gehören weitere Angebote mit direktem Immobilienbezug zu FemSolutions: FemSolutions Immo, BestandsCockpit und ImmoDokumentenRouting. Weitere Produkte folgen.

Gut zu wissen.